Verträge werden digital erstellt. Angebote werden per E-Mail verschickt. Dokumente liegen in der Cloud. Freigaben laufen über digitale Workflows.

Und dann kommt der letzte Schritt:

Ausdrucken. Unterschreiben. Einscannen. Zurückschicken.

Genau an dieser Stelle endet in vielen Unternehmen noch immer der digitale Prozess.

Dabei gibt es längst eine Alternative: die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES. Sie ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und hat nach der europäischen eIDAS-Verordnung die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Doch was bedeutet das konkret? Wann braucht man eine QES? Was unterscheidet sie von einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur? Und warum ist sie für Unternehmen weit mehr als nur eine digitale Version des Kugelschreibers?

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste der drei in der eIDAS-Systematik relevanten Signaturstufen:

• einfache elektronische Signatur (EES)
• fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Das Besondere an der QES: Nach Artikel 25 der eIDAS-Verordnung hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

In Deutschland kann sie deshalb grundsätzlich die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzen, wenn das jeweilige Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt.

Dafür gelten allerdings deutlich strengere Anforderungen als bei anderen elektronischen Signaturen.

Eine QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen und muss mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erzeugt werden.

Vereinfacht gesagt:

Die QES verbindet eine nach hohen Anforderungen geprüfte digitale Identität mit einem konkreten Dokument.

Dadurch lässt sich überprüfen, wer unterschrieben hat und ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde.

Eine Unterschrift ist mehr als ein Bild

Um die QES zu verstehen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die eigentliche Aufgabe einer Unterschrift.

Denn bei einer Unterschrift ging es historisch nie nur darum, einen Namen möglichst charakteristisch auf Papier zu schreiben.

Eine Unterschrift erfüllt mehrere Funktionen:

Zustimmung:
Ich erkläre, dass ich mit dem Inhalt einverstanden bin.

Identität:
Es soll nachvollziehbar sein, wer diese Erklärung abgegeben hat.

Verantwortung:
Die Erklärung wird einer bestimmten Person zugerechnet.

Beweisbarkeit:
Die Entscheidung soll später nachvollzogen werden können.

Oder anders formuliert:

Mit einer Unterschrift sagst du nicht nur Ja. Du sagst auch: Diese Entscheidung stammt von mir.

Genau diese Funktionen müssen wir in die digitale Welt übertragen.

Und hier entsteht ein Problem.

Warum eine eingescannte Unterschrift nicht dasselbe wie eine QES ist

Viele Unternehmen arbeiten bereits vermeintlich digital:

Die eigene Unterschrift wird einmal eingescannt und anschließend als Bild unter ein PDF gesetzt.

Auch wir haben das lange so gemacht.

Es sieht nach einer Unterschrift aus. Es fühlt sich digital an. Technisch und rechtlich ist es aber etwas völlig anderes als eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wichtig ist dabei eine Differenzierung: Auch einfache elektronische Signaturen können rechtliche Wirkung entfalten. Nach eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder nicht die Anforderungen einer QES erfüllt.

Bei einem formfreien Vertrag kann deshalb beispielsweise auch ohne QES ein wirksamer Vertrag zustande kommen.

Aber:

Ein eingescanntes Bild erfüllt nicht die besonderen Anforderungen einer QES und kann die gesetzliche Schriftform nicht nach § 126a BGB ersetzen.

Vor allem fehlen genau die technischen und organisatorischen Sicherungsmechanismen, die eine qualifizierte elektronische Signatur auszeichnen.

Das Bild einer Unterschrift lässt sich kopieren.

Es lässt sich unter andere Dokumente setzen.

Und aus dem Bild allein lässt sich nicht zuverlässig feststellen, ob ein Dokument nachträglich verändert wurde.

Die QES geht deshalb einen völlig anderen Weg.

Wie funktioniert eine QES?

Für Nutzende ist der Vorgang heute erstaunlich unspektakulär.

Dokument öffnen.

Identität bestätigen beziehungsweise auf eine bereits erfolgte Identifikation zurückgreifen.

Signatur freigeben.

Fertig.

Im Hintergrund passiert allerdings deutlich mehr.

1. Das Dokument wird technisch abgesichert

Beim digitalen Signaturverfahren spielen kryptografische Verfahren eine zentrale Rolle.

Vereinfacht gesprochen entsteht aus dem Dokument ein digitaler Fingerabdruck.

Verändert sich anschließend der Inhalt, lässt sich diese Veränderung bei der Signaturprüfung erkennen.

Damit beantwortet die elektronische Signatur eine zentrale Frage:

Ist das noch genau das Dokument, das ursprünglich unterschrieben wurde?

2. Die Signatur wird einer Person zugeordnet

Bei der QES reicht es nicht, lediglich einen Namen einzutippen oder Zugriff auf eine E-Mail-Adresse zu haben.

Die Signatur muss einer natürlichen Person zugeordnet sein.

Damit entsteht eine technische Verbindung zwischen:

Person + Dokument + Signatur.

3. Die Identität wird geprüft

Für eine QES ist ein qualifiziertes Zertifikat erforderlich.

Dieses Zertifikat wird durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter – einen sogenannten Qualified Trust Service Provider (QTSP) – bereitgestellt.

Dafür muss die Identität der unterzeichnenden Person nach den vorgeschriebenen Verfahren festgestellt werden.

Je nach Anbieter und Verfahren kann das beispielsweise über elektronische Identifizierung oder andere zulässige Identifikationsverfahren erfolgen.

4. Die Signatur wird sicher erzeugt

Zusätzlich muss die QES mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit – kurz QSCD – erstellt werden.

Das bedeutet heute nicht automatisch, dass Unternehmen Kartenlesegeräte oder spezielle Hardware auf jedem Arbeitsplatz installieren müssen.

Bei einer Fernsignatur befindet sich die qualifizierte Signaturerstellungseinheit beim Vertrauensdiensteanbieter. Dadurch können moderne Signaturprozesse vollständig digital und beispielsweise über Browser oder mobile Geräte umgesetzt werden.

Die technische Komplexität verschwindet damit weitgehend aus Sicht der Anwender.

Und genau das ist entscheidend:

Eine moderne digitale Unterschrift muss sich am Kugelschreiber messen lassen.

Denn der Kugelschreiber hat einen kaum zu unterschätzenden Vorteil: Jeder versteht sofort, wie er funktioniert.

Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?

Nicht jedes Dokument braucht die höchste Signaturstufe.

Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse bei der Einführung elektronischer Signaturen.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist die niedrigste Signaturstufe.

Sie eignet sich vor allem für Vorgänge mit geringem rechtlichem oder wirtschaftlichem Risiko und ohne gesetzliches Schriftformerfordernis.

Je nach Prozess können beispielsweise einfache Bestätigungen, Zustimmungen oder interne Vorgänge darunterfallen.

Ihr großer Vorteil ist die Einfachheit.

Die Identität und Beweiskraft sind jedoch schwächer abgesichert als bei höheren Signaturstufen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Bei der FES gelten zusätzliche Anforderungen.

Sie muss unter anderem eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, dessen Identifizierung ermöglichen und so mit den signierten Daten verbunden sein, dass nachträgliche Veränderungen erkannt werden können.

Damit eignet sie sich für zahlreiche Geschäftsvorgänge, bei denen eine höhere Nachweisbarkeit gewünscht wird, ohne dass gesetzlich die Schriftform erfüllt werden muss.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES baut auf den Anforderungen der FES auf und ergänzt diese insbesondere um das qualifizierte Zertifikat und die qualifizierte Signaturerstellungseinheit.

Dadurch erreicht sie das höchste gesetzlich definierte Signaturniveau.

Ihr entscheidender Vorteil:

Sie kann in Deutschland grundsätzlich die gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzen, soweit das Gesetz die elektronische Form zulässt.

Wann brauche ich eine QES?

Hier wird es besonders wichtig, zwischen zwei Fragen zu unterscheiden:

Muss überhaupt unterschrieben werden?

Und:

Wenn digital unterschrieben werden soll: Welche Signaturstufe ist erforderlich?

Viele Verträge unterliegen keinem gesetzlichen Schriftformerfordernis. Sie können grundsätzlich auch auf andere Weise wirksam geschlossen werden.

Deshalb wäre es falsch, einfach jedes Dokument mit einer QES zu versehen.

Die bessere Regel lautet:

Nicht immer die höchste Signaturstufe verwenden – sondern die richtige.

Eine QES wird besonders relevant, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form zulässig ist.

Ein Beispiel sind bestimmte Rechtsgeschäfte, bei denen die gesetzliche Schriftform elektronisch über § 126a BGB erfüllt werden kann.

Auch in regulierten Prozessen, im öffentlichen Sektor oder bei besonders hohen Anforderungen an den Nachweis kann die QES sinnvoll sein, selbst wenn sie nicht zwingend vorgeschrieben ist.

Achtung: Eine QES kann nicht jede Papierunterschrift ersetzen

Dieser Punkt wird häufig übersehen.

Die Aussage

„QES = handschriftliche Unterschrift, also kann alles digital unterschrieben werden“

ist zu pauschal.

§ 126 Absatz 3 BGB sagt ausdrücklich, dass die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt.

Und genau solche Ausnahmen gibt es.

Kündigungen und Aufhebungsverträge im Arbeitsrecht

Nach § 623 BGB bedürfen die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag der Schriftform.

Gleichzeitig schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus.

Eine Kündigung kann deshalb in Deutschland derzeit nicht einfach durch eine QES ersetzt werden.

Bürgschaften

Auch bei einer Bürgschaftserklärung ist die elektronische Form nach § 766 BGB grundsätzlich ausgeschlossen.

Notarielle Form

Wenn ein Rechtsgeschäft eine notarielle Beurkundung verlangt, reicht eine normale QES ebenfalls nicht einfach als Ersatz für den Notar.

Das zeigt:

Die QES ist die digitale Entsprechung der Schriftform – aber sie hebt andere gesetzliche Formvorschriften nicht auf.

Im Zweifel sollte deshalb immer der konkrete Dokumententyp geprüft werden.

Ein interessantes Beispiel: befristete Arbeitsverträge

Gerade im HR-Bereich lohnt sich die genaue Betrachtung.

Ein normaler Arbeitsvertrag benötigt nicht automatisch eine QES.

Bei einer Befristungsabrede gelten dagegen besondere Formanforderungen. Hier kann die elektronische Form grundsätzlich über eine QES eine relevante Alternative zur klassischen schriftlichen Unterzeichnung darstellen.

Das Beispiel zeigt sehr gut, warum Unternehmen ihre Dokumente nicht einfach in die Kategorien „digital“ und „Papier“ einteilen sollten.

Die bessere Frage lautet:

Welche rechtliche Form benötigt welcher Prozess?

Erst danach sollte entschieden werden, ob EES, FES oder QES eingesetzt wird.

Warum hat die QES eine besonders hohe Beweiskraft?

Der Nutzen einer QES endet nicht bei der Erfüllung der Schriftform.

Sie verbessert auch die Nachweisbarkeit.

Denn bei einer handschriftlichen Unterschrift kann im Streitfall beispielsweise diskutiert werden, ob eine Unterschrift tatsächlich von einer bestimmten Person stammt.

Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur bestehen technische und rechtliche Mechanismen, mit denen die Echtheit geprüft werden kann.

In Deutschland regelt § 371a ZPO die Beweiskraft elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Das ist ein entscheidender Unterschied zu einem einfachen Bild einer Unterschrift.

Die Frage lautet nicht mehr nur:

„Sieht das nach seiner Unterschrift aus?“

Sondern es stehen technische Nachweise zur Verfügung, mit denen sich die elektronische Signatur validieren lässt.

QES und eIDAS: Warum funktioniert das europaweit?

Die Grundlage dafür bildet die europäische eIDAS-Verordnung.

Sie schafft einen gemeinsamen Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste innerhalb der Europäischen Union.

Artikel 25 eIDAS legt unter anderem fest:

Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb ihre Rechtswirkung verlieren, weil sie elektronisch ist.

Und eine qualifizierte elektronische Signatur besitzt die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Noch wichtiger für international arbeitende Unternehmen:

Eine QES, die auf einem in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, muss auch in den anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt werden.

Damit entsteht etwas, das bei der klassischen Unterschrift überraschend schwierig sein kann:

ein gemeinsamer europäischer Vertrauensrahmen.

Warum Unternehmen sich mit QTSPs beschäftigen sollten

Eine QES kann nicht einfach von irgendeinem Softwareanbieter erzeugt werden.

Für die qualifizierten Komponenten braucht es entsprechend qualifizierte Vertrauensdienste.

Solche Anbieter werden als Qualified Trust Service Provider (QTSP) bezeichnet.

In Deutschland überwacht die Bundesnetzagentur den Markt der qualifizierten Vertrauensdienste.

Qualifizierte Dienste werden in offiziellen Vertrauenslisten geführt.

Das ist für Unternehmen ein wichtiger Prüfpunkt bei der Auswahl einer Lösung.

Nicht nur das Logo oder die Aussage „eIDAS-konform“ sollte entscheidend sein.

Die zentrale Frage lautet:

Wer erbringt den qualifizierten Vertrauensdienst und besitzt dieser Dienst tatsächlich den erforderlichen qualifizierten Status?

Bei „Deine digitale Unterschrift“ werden die qualifizierten Vertrauensdienste durch SIGN8 erbracht. SIGN8 stellt unter anderem qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen und Siegel bereit.

Damit wird die technische Signaturlösung mit der regulierten Vertrauensinfrastruktur verbunden, die für qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich ist.

Warum QES mehr ist als „Papier sparen“

Beim Thema elektronische Signatur werden häufig zuerst drei Vorteile genannt:

Papier sparen.

Porto sparen.

Schneller unterschreiben.

Alles richtig.

Aber eigentlich greift diese Betrachtung zu kurz.

Der entscheidende Nutzen liegt tiefer.

Digitale Unterschriften lösen nicht nur ein Komfortproblem. Sie lösen ein Vertrauensproblem im digitalen Raum.

In der analogen Welt sind Dokument, physische Unterschrift und Kontext unmittelbar miteinander verbunden.

In der digitalen Welt kann eine Datei dagegen innerhalb von Sekunden kopiert, verschickt und verändert werden.

Deshalb brauchen digitale Prozesse eigene Mechanismen für Vertrauen.

Wer hat unterschrieben?

Welches Dokument wurde unterschrieben?

Wurde das Dokument danach verändert?

Welche Identität steht hinter der Signatur?

Genau hier setzen elektronische Signaturen und insbesondere die QES an.

Die Unterschrift darf nicht länger der letzte Medienbruch sein

Das ist für Unternehmen vielleicht der wichtigste Punkt.

Viele Digitalisierungsprojekte funktionieren heute bereits hervorragend – bis zur Unterschrift.

Ein Vertrag wird im CRM erstellt.

Digital geprüft.

Digital freigegeben.

Per E-Mail verschickt.

Und anschließend ausgedruckt.

Damit entsteht aus einem digitalen Prozess plötzlich wieder ein Papierprozess.

Danach wird eingescannt.

Das Dokument wird erneut digitalisiert.

Und irgendwo muss gegebenenfalls zusätzlich ein Papieroriginal aufbewahrt werden.

Das ist kein vollständig digitaler Prozess.

Es ist ein digitaler Prozess mit analoger Unterbrechung.

Eine elektronische Signatur schließt genau diese Lücke.

Wie sieht ein moderner QES-Prozess aus?

Aus Sicht des Anwenders kann der Prozess sehr einfach sein:

1. Dokument auswählen

Das zu unterschreibende Dokument wird hochgeladen oder direkt aus einem bestehenden System übergeben.

2. Unterzeichnende festlegen

Die benötigten Personen werden dem Signaturprozess zugeordnet.

3. Identität sicherstellen

Für die QES wird die Identität entsprechend den Anforderungen des qualifizierten Vertrauensdienstes festgestellt.

4. Signatur freigeben

Die unterzeichnende Person bestätigt bewusst die Signatur.

5. Digital weiterarbeiten

Das signierte Dokument kann anschließend digital weiterverarbeitet und archiviert werden.

Kein Drucken.

Kein Scannen.

Kein Briefumschlag.

Kein Medienbruch.

Und genau hier liegt der eigentliche Digitalisierungseffekt.

Die Zukunft: Die Unterschrift wird unsichtbarer

In unserem Buch „Deine digitale Unterschrift“ beschreiben wir eine Entwicklung, die für die kommenden Jahre besonders spannend ist:

Die Unterschrift wird wahrscheinlich nicht weniger wichtig – aber immer weniger als eigenständiger Arbeitsschritt wahrgenommen werden.

Sie wird Teil des Prozesses.

Das System weiß, welches Dokument unterschrieben werden muss.

Es weiß, wer unterschreiben muss.

Es steuert die Reihenfolge.

Es fordert die notwendigen Signaturen an.

Und anschließend läuft der Prozess automatisch weiter.

Die technologische Entwicklung geht damit vom

„Dokument digital unterschreiben“

hin zum

„vollständig digitalen Vertrauensprozess“.

Mit eIDAS 2.0 und der europäischen digitalen Identität wird sich diese Entwicklung weiter beschleunigen.

Identität, Nachweise und Vertrauensdienste werden zunehmend miteinander verbunden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die digitale Unterschrift entwickelt sich vom einzelnen Werkzeug immer stärker zu einem Bestandteil der digitalen Infrastruktur.

Fazit: Die QES ist der digitale Vertrauensanker

Die qualifizierte elektronische Signatur ist weit mehr als die digitale Nachbildung einer handschriftlichen Unterschrift.

Sie verbindet eine Person mit einem konkreten elektronischen Dokument und schafft einen technisch und rechtlich definierten Vertrauensrahmen.

Sie ermöglicht es, gesetzliche Schriftform digital abzubilden, wenn die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist.

Sie macht Veränderungen an signierten Daten erkennbar.

Und sie ermöglicht Unternehmen, Prozesse konsequent digital weiterzuführen.

Deshalb lautet die entscheidende Frage nicht:

„Brauchen wir überall eine QES?“

Sondern:

„Welche unserer Dokumente benötigen welche Form der elektronischen Signatur?“

Denn die beste Signaturstrategie besteht nicht darin, überall die höchste Sicherheitsstufe einzusetzen.

Sie besteht darin, für jeden Prozess die richtige Stufe zu wählen.

EES, wenn eine einfache elektronische Zustimmung ausreicht.

FES, wenn Identität und Nachweisbarkeit stärker abgesichert werden sollen.

QES, wenn höchste Anforderungen bestehen oder die gesetzliche Schriftform elektronisch erfüllt werden soll.

So wird aus der digitalen Unterschrift mehr als ein Ersatz für den Kugelschreiber.

Sie wird zum Vertrauensanker eines vollständig digitalen Prozesses.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob für einen konkreten Vorgang EES, FES, QES, Schriftform oder eine andere gesetzliche Form erforderlich ist, sollte anhand des jeweiligen Anwendungsfalls geprüft werden.